Pymes: menores costos y mayor eficiencia

Por Pierre De Leeuw

CEO de Next Step Networks
en Negocios&Pymes
---

Cuando decimos “reducir costos” es como mencionar las palabras mágicas a las que todo el mundo se detiene y se dispone a escuchar. En todos los casos, para reducir costos es necesario estar bien informado de estos primero, y entender las razones y los beneficios que podría traernos la inversión que estamos analizando. Informarnos sería, entonces, el primer punto si queremos encaminarnos hacia un aprovechamiento de los recursos disponibles, y así poder lograr una mayor eficiencia.


Es muy común que no utilicemos al 100% los activos informáticos que una empresa posee. Los gerentes y dueños de empresas pequeñas se dan cuenta que podrían mejorar su eficiencia, pero muchas veces la vorágine diaria no les permite analizar las posibilidades que existen. Por eso, terminan conformándose con una protesta que permanece en el inconsciente por meses, y hasta por años. Intuitiva y correctamente se plantea: “¿Cómo es posible que no haya una forma más eficiente de hacer esta operación tan repetitiva, con todas las herramientas informáticas que existen hoy en día?”.


La realidad es que esas herramientas existen y están al alcance de la mano, pero, en general, falta el tiempo para sentarse a discutir en forma seria las posibilidades que existen y cuáles de las herramientas disponibles darían el mayor incremento posible de eficiencia a menor inversión. Así, se encuentra un gran abanico de posibilidades, que se pueden clasificar por orden creciente de inversión, para mejorar la empresa, hacerla más competitiva, mejor intercomunicada y más segura, entre otras cosas.


Algunos ejemplos generales de posibilidades son: compartir listas de contactos y tenerlas actualizadas en forma regular, usar calendarios compartidos o dar permiso a asistentes para modificar calendarios de otros usuarios. También, crear listas compartidas de tareas con prioridades para organizar las tareas en forma rápida y permitir que esta organización sea vista por todos aquellos que tienen permiso, aumentar la velocidad del envío y recepción de e-mails, implementar acceso a aplicaciones para trabajar en forma remota (por ejemplo, para fuerza de ventas).


Estas son todas herramientas muy básicas para una Pyme, pero que si no sabemos utilizar, o incluso, ignoramos su existencia, estaremos desaprovechando. O sea, desperdiciando tiempo y dinero.


Para mencionar otras posibilidades, podríamos agregar además la configuración de la intercomunicación segura entre oficinas vía Internet (VPN ruteadas o con clientes de VPN), la implementación de servidores Enterprise para Blackberry, donde si se rompe un Blackberry se puede activar de nuevo en forma remota, y hasta se puede borrar uno de estos equipos también remotamente en caso de pérdida. Podemos instalar programas para manejo de proyectos y permitir con ellos organizar los recursos y los mismos proyectos, centralizar los archivos de forma que el backup sea más seguro y el acceso a archivos sea posible desde varios lugares.


Asimismo, se puede centralizar el email permitiendo flexibilidad, como la creación de grupos de distribución, donde, por ejemplo, al recibir un mensaje a la cuenta “grupo@pymexx.com”, automáticamente lo reenvíe a todos los miembros de ese grupo.


Y así podemos mencionar cientos de opciones más que nos permiten agilizar el trabajo diario mediante la optimización de los activos de los que ya disponemos. Y, en el caso de las últimas opciones mencionadas, evaluar la inversión en herramientas informáticas que resultan verdaderamente provechosas y con un rendimiento o retorno elevado.-