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Cómo organizar un viaje de negocios

Columna de Especialistas: RRHHSugerencias para organizar un viaje de negocios
Existe una serie de sugerencias para organizar un viaje de negocios. Entre estas recomendaciones, se incluyen algunas para no descuidar aspectos fundamentales como reunir la documentación necesaria para el traslado, la contratación de los servicios adicionales y el alojamiento, entre otras.
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Organización:
- Planeamiento: en lo posible, prever con tiempo la agenda mensual de viajes para tener debida organización, y poder encontrar las tarifas más convenientes para la organización de los viajes. En caso de no tener la posibilidad de preverlo, será necesario contactar al asesor de viajes de confianza para poder brindar ayuda en la organización de viajes de último momento.
- Fechas de viaje: es aconsejable consultar, previamente, si durante la estadía, en el destino requerido para el viaje de negocios, se llevará a cabo algún tipo de evento (congreso, festividad, etc.), para poder prever con anticipación y conseguir aéreos, hotelería o cualquier otro tipo de servicios con lugares y tarifas convenientes.

Consejos:
Información general para viajes
- Contar con un asesor ayuda a definir la documentación necesaria requerida acorde a cada destino (visado, documentación especial o requisitos diferenciales para el ingreso a cada país, vacunas, recomendaciones del lugar, equipaje permitido, etc.).
- Aéreos: tener muy en cuenta las restricciones tarifarias de los aéreos que se adquieren. Es muy importante para los viajes corporativos que se prime lo conveniente a lo económico, para no tener problemas posteriores. En general, los viajes de este tipo tienen fuerte tendencia a cambios imprevistos de agenda, ya sea previamente a la salida o durante el viaje. Por lo cual, debe contemplarse que las condiciones de la tarifa que se está adquiriendo permitan: cambios antes o después de iniciado el viaje (consultar el monto de la penalidad correspondiente en cada caso) y, si es que permite devoluciones, saber cuál es la retención en estos casos, etc.
- Servicios de valor agregado: debido a la gran afluencia de viajes que requieren los viajeros empresariales, es importante que cuenten con servicios diferenciales de tipo "valor agregado", que provee su agente de viajes de confianza, para que los pasajeros se sientan a gusto. Teniendo en cuenta que sus viajes constituyen gran parte de su trabajo diario, hay que considerar entre ellos: asignación de asientos de preferencia, carga de viajero frecuente o inscripción a millaje (si aun no lo posee), web pre-check in si es que la compañía posee este servicio, completar la tarjeta migratoria por el pasajero, etc.
Por otra parte, es importante que la agencia cuente con un sistema de información que permita al pasajero agilizar los pedidos de servicio, a través, por ejemplo, de un software de CRM que guarde todos los datos del pasajero, sus familiares, colegas, datos de documentación, facturación, gustos y preferencias de viaje.

Hotelería:
- Elección del alojamiento adecuado: es primordial la ubicación del hotel a alojarse durante la estadía, la misma debe seleccionarse teniendo en cuenta el área de influencia donde el pasajero estará trabajando. Por ejemplo, contemplar la distancia que deberá recorrer diariamente para acceder al lugar de trabajo, si necesita alojarse "in situ", o bien, tener fácil acceso a transportes públicos para llegar. Esto mismo se aplicaría a pasajeros que acudan a eventos especiales, es decir, poder conseguirles una ubicación cercana a los centros donde se lleven a cabo los congresos y las convenciones.
- Preferentemente, se aconseja alojarse en hoteles a partir de 4 estrellas, considerando que las estadías son mayormente prolongadas, y deberán utilizar el hotel como su "segundo hogar". Es decir, prever que los servicios e instalaciones sean confortables.

Traslados:
- Se recomienda reservar los traslados de llegada y salida de cada lugar (aeropuerto / hotel / aeropuerto) teniendo en cuenta que, por motivos laborales, no disponen de demasiado tiempo para coordinar los servicios en destino. Esto ayudará a optimizar su tiempo. Otra opción es el alquiler o leasing de un automóvil.

Asistencia al viajero:
Es conveniente que este tipo de pasajero tenga una asistencia al viajero de confianza. Dado que la mayor parte del año estará viajando, deberá contar con el aval de una cobertura que le brinde soluciones en cualquier parte del mundo, ya sea en aspectos legales, financieros, de salud, o bien, con servicios inherentes al viaje como perdida de equipajes u otros acontecimientos.-
Por Alejandro A. Varrente
Gerente de Marketing & Producto
de Mawa Travel
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