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Cómo desarrollar un proyecto de manera exitosa


Las pymes, al igual que otras organizaciones y entidades de la sociedad, crecen y se expanden llevando a cabo proyectos: instalación de nuevos equipos; ampliación de instalaciones de la fábrica; desarrollo y capacitación de un grupo de técnicos que van a trabajar con nueva tecnología; lanzamiento de un nuevo producto, etcétera.

¿Por qué los caracterizamos como proyectos? Porque van a requerir que se incurra en costos adicionales a los habituales de operación (presupuesto asignado), porque se deben llevar a cabo en un determinado tiempo (plazo para completarse; empiezan y terminan en fechas determinadas); y porque tienen un objetivo muy claro y especificable, como por ejemplo, construir y montar un galpón parabólico de 15m x 30m, alojar allí tres tornos, dos fresadoras, y cuatro bancos de trabajo, con cubierta de chapa de zinc a ubicar en el área norte del lote de la fábrica. Esta especificación del alcance del proyecto requiere la más amplia y clara descripción del objetivo.

Sin embargo, la experiencia indica que un gran número de veces estos proyectos han fracasado ¿En qué medida? No se terminaron a tiempo según el cronograma establecido; o el presupuesto se desbordó y aparecieron mayores costos; o el resultado final resultó diferente a lo que se imaginaba y vislumbraba cuando se lo soñaba.

¿Qué significa esto? ¿Que el mejor técnico de la fábrica o el mejor administrador de la oficina o el gerente general no gestionaron los proyectos de manera exitosa? No necesariamente. En realidad, pueden haber logrado el resultado buscado, o pueden haber gastado el presupuesto asignado, o cumplido con el cronograma planeado, pero no se lograron cumplir, a la vez, con los planes de las tres variables: alcance, costos y plazos. Es decir, el resultado buscado resultó más caro, y se tardó más de lo planeado; o se terminó en plazo, y dentro de los costos, un producto que resultó no tener todas las funcionalidades y características especificadas.

En los últimos años, la necesidad de ser más competitivos, o tener a tiempo el nuevo producto que demanda el mercado, o administrar mejor el escaso presupuesto asignado, ha llevado a que cada vez más se considere la gestión de los proyectos como una disciplina profesional particular, tendiente a reducir la cantidad de fracasos.

A esta disciplina se la conoce habitualmente como Dirección de Proyectos o PM (Project Management), según sus siglas en inglés. Conjuga las mejores prácticas de la administración, de la gestión de recursos humanos, de las comunicaciones y de otras disciplinas gerenciales con un sólo objetivo principal: aumentar la cantidad de proyectos completados exitosamente: a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad establecida.

No intenta reemplazar el conocimiento técnico y las ventajas comparativas que hacen que la pyme tenga éxito con sus productos o servicios actuales, sino que intenta complementarlos con técnicas profesionales para la ejecución de nuevos proyectos. Para llevar a cabo esa gestión, se requiere estar de acuerdo, previamente, que un conjunto de procesos y metodología ad hoc se deberán poner en marcha, y que ellos serán los pilares del éxito.

Hay varias metodologías reconocidas en el mundo como mejores prácticas para administrar los proyectos; entre ellas, la del Project Management International (PMI) o la conocida como Prince2 en el Reino Unido. No obstante ello, cualquier metodología que establezca pautas para trabajar en los proyectos de manera profesional, será muy útil para revertir los fracasos y errores que ocurren en la mayoría de ellos.

¿Cuáles son las claves para que una pyme vaya incorporando, paso a paso, la cultura de una gestión de proyectos profesional?

En cada nuevo proyecto que se encare:

• Fijar objetivos claros y medibles que establezcan el alcance de lo que se pretende lograr con la ejecución del proyecto.

• Planificar realísticamente el consumo de recursos, la productividad esperada del equipo de trabajo, y los criterios para dar por buenos y completos los productos del trabajo.

• Contar con el apoyo de la Dirección, Gerencia General o autoridad mayor de la pyme, en pos de lograr un objetivo común para la organización.

• Formar los equipos adecuados para la ejecución y control del proyecto.

• Comunicar los objetivos y compartirlos claramente con los ejecutores de los trabajos y los receptores de los productos del mismo.

• Evaluar previamente los riesgos que pudieran materializarse, darle valor monetario para determinar su impacto si ocurriera, y planificar las acciones para prevenir su ocurrencia o reducir ese impacto.

• Controlar los plazos y el presupuesto establecido.

• Cumplir con los compromisos, entregas parciales e hitos planificados y establecidos.

• Documentar lo que va ocurriendo, y compartir esa documentación con el equipo de trabajo, no para buscar culpables por los errores, sino para que sirva como una lección aprendida que no debería repetirse o, al menos, para tomar con anticipación las medidas preventivas en otros proyectos similares.

• Enfocarse de manera consistente a la gestión profesional de los proyectos, y difundir en la organización las ventajas y acciones requeridas. Esto va tanto desde la capacitación al personal propio del proyecto hasta la “evangelización” de las áreas superiores de la empresa.

Si bien al principio pareciera que cualquier actividad de planificación y estimación de posibles riesgos no redundará en “productos” o resultados tangibles, la persistencia en estas prácticas básicas en cualquier metodología de gestión de proyectos llevará a percibir sus resultados a corto plazo.

Una vez que la empresa asimile estos conceptos, y madure en su gestión de proyectos, estas prácticas también redundarán en beneficios económicos, mejoras de calidad y posicionamiento competitivo en licitaciones, presencia en el mercado y diferenciación de sus pares por la seriedad y confiabilidad con que encaran sus proyectos, con que cumplen sus plazos y presupuestos.

La gestión de los proyectos, siguiendo alguna metodología reconocida, normalmente se lleva a cabo por personal entrenado en la misma, y hay carreras profesionales específicas que van calificando y certificando las habilidades desarrolladas, a través de la capacitación y la experiencia en el terreno laboral.

También es posible acceder a programas de apoyo a las pymes, que tienen como fin asistir a las mismas para mejorar la gestión de proyectos, tanto en la prestación de capacitación como en asesoramiento para comenzar a implementar esta metodología.-

Por Adrián H. Ferrero
Director Profesional de Proyectos
(Certificado por el PMI, desde 1999)



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