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Intranets: comunidades dentro de la empresa

Desde hace algunos años la “Jefatura de Recursos Humanos” se fue convirtiendo en “Dirección”, asumiendo un rol estratégico como aliado de la Dirección General. Ese cambio de lugar no fue sencillo, y hubo que generar muchas acciones para que fuera percibido por los empleados. En ese proceso, los medios de comunicación internos resultaron fundamentales, y las carteleras, los Newsletter, los envíos por mail y las acciones de “marketing de guerrilla” se fueron complementando con la generación de intranets o micrositios. Hoy, se han convertido en herramientas sumamente útiles para una gran variedad de propósitos.


¿Qué son las intranets?


Las intranets o “sitios de comunidad de empresa” son un conjunto de servicios basados en la Web como soporte, es decir, son accesibles desde los puestos de trabajo de una red local o cualquier máquina conectada a Internet, pero sólo están al alcance de los empleados y colaboradores directos de la empresa.

La gerencia de RRHH puede, a través de este canal, enviar información y contenidos a la computadora de todos los empleados de una organización, llegando a cada uno de sus públicos con un mensaje rápido y efectivo; obviando, entre otras, las barreras geográficas que tienen muchas empresas con oficinas en todo el país o el mundo, y recibiendo feedback de cualquier acción encarada, a nivel nacional o regional.

¿Para qué sirven?


Estos sitios brindan posibilidades casi ilimitadas a la gerencia de RRHH. Desde reemplazar al viejo -y a veces muy efectivo- buzón de sugerencias, hasta unir a los miles de empleados de una organización en un evento virtual global. Pueden resolver las necesidades de difusión de información laboral y de capacitación, y también ayudar a motivar al personal, mejorar el clima organizacional y proveer beneficios concretos, creando un clima de comunidad que contenga a todos.

La gran diferencia – y ventaja - es la bidireccionalidad. La Intranet permite comunicar y retroalimentarse de opiniones de los colaboradores de todos los estratos de la empresa. Se puede ser selectivo o masivo. Y todo se puede medir en tiempo real. Por eso se está convirtiendo rápidamente en el medio de comunicación por excelencia para el endomarketing, por ejemplo. Cualquier acción o plan de RRHH, hoy debería contar con el apoyo de una plataforma Web, si busca una implementación efectiva.

¿En qué casos se pueden usar?


Sólo por nombrar algunos ejemplos, pueden utilizarse para:

Motivación pre-eventos: antes de la fiesta de fin de año u otro festejo, se puede enviar información sobre el evento, facilitar que los empleados voten algunos aspectos (tipo de música, de comida, espacio físico donde se realizará), generar beneficios adicionales (como permitir la impresión de cupones de descuento en peluquerías o para comprar ropa, y lookearse para la fiesta) y, lo más importante, colaborar para que el personal empiece a estrechar lazos, a conocerse mejor, e incluso, combinar para ir y volver juntos de la fiesta.

Distribución de elementos escolares: antes, los empleados recibían un paquete cerrado de productos, que podían serles útiles o no. En la Intranet pueden acceder a un catálogo para elegir lo que deseen, y además -en el mismo espacio Web-, realizar una serie de actividades con sus hijos propuestas por la empresa. De esta forma se mejora el beneficio básico (entrega de útiles escolares) permitiendo la elección de los productos, y también se crea un vínculo directo entre la empresa y los hijos de su personal en un espacio de diversión, que pueden compartir con los chicos de la comunidad de empleados de la empresa.

Sitios de divulgación cultural: permite generar espacios virtuales para que el personal vuelque y comparta conocimientos, talentos y habilidades. Tomando como punto de partida, por caso, el Bicentenario de la Revolución de Mayo, se podría convocar a un historiador reconocido para que los empleados participen, compartan lo que saben de historia y debatan temas puntuales.


Motivación de fuerza de ventas externa: cuando la compañía tiene una gran fuerza de venta independiente, como la que realiza la venta puerta a puerta, se puede armar un micrositio con material de capacitación, tutoriales de venta y producto, secciones de motivación, de difusión de nuevos lanzamientos y métodos de trabajo, etcétera. Esto puede servir para cohesionar y dar sentido de pertenencia a todo el equipo.

Como se ve, hay cientos de ejemplos de aplicaciones puntuales. La clave es generar sitios con contenidos útiles, a medida, que impulsen a participar en el espacio virtual. Una buena idea es sugerir algún tipo de recompensa, que no tiene por qué ser algo costoso. Muchas veces, el sólo hecho de destacar en el mismo sitio la participación de un integrante, o enviar al hijo de un empleado un diploma de “Hijo destacado de la empresa”, es suficiente para obtener una gran participación del personal.


¿La gente pierde mucho tiempo navegando?


No necesariamente. Algunas empresas, por política propia o necesidades de su actividad, no permiten a sus empleados navegar dentro del horario de oficina o en su puesto de trabajo (por ejemplo, el cajero de un banco). El espacio virtual debe generar el suficiente interés y beneficio a sus usuarios como para que los ayude a optimizar su tarea diaria y, al mismo tiempo, también ingresen en él durante las horas de esparcimiento personal o familiar. Por ejemplo, con la propuesta de la distribución de útiles escolares, muchos empleados encontraron en el sitio una excusa para sentarse con sus hijos frente a la computadora y compartir juegos, a la vez que ganaban beneficios concretos para su vida familiar.

¿Quién modera los contenidos?

Estos sitios tienen un sector de administración que permite monitorear la participación del personal, y eliminar los contenidos indeseados. Desde un backoffice, o bien, recibiendo un mail en una casilla creada para cada acción, los responsables de RRHH pueden evaluar lo que pasa en el sitio y plantear las correcciones necesarias. De todas formas, como los usuarios participan con su nombre y apellido, las intervenciones, normalmente, son adecuadas. También se puede optar por un servicio externo de moderación de contenidos.
 
¿Dónde se hace el hosting?


De acuerdo al proyecto, la infraestructura y políticas de seguridad de la empresa, se definirá si el hosting se realizará en los servidores de la compañía o en otros externos, bajo estándares de seguridad para aplicaciones de este tipo. Por otro lado, los sistemas validan a los usuarios según la base de datos de la empresa, lo que asegura un uso restringido sólo a los colaboradores que figuran allí.

Qué tener en cuenta en los contenidos y el diseño

Todo lo que hace al micrositio debe realizarse a medida, con un estilo de redacción y de diseño acorde a la cultura de cada compañía. Es importante considerar las edades de los empleados y sus características generacionales, su nivel socio cultural y las herramientas tecnológicas con que cuenta la empresa. Por último, es fundamental el compromiso de la Gerencia de RRHH y su equipo para que los sitios de comunidad de empresa sean exitosos. Una forma de lograrlo es impulsar la bidireccionalidad, sumando colaboradores y estimulando su participación, para generarles un sentido de pertenencia en relación al proyecto.-

Por Sergio Ventura
Director General de
Kaizen Eventos

Más información sobre pymes y emprendedores: http://www.negociosypymes.com/

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