Si todas las organizaciones tienen, con variantes, comunicación interna, y además ésta se presenta de un modo natural, ¿cuál es entonces la necesidad de profesionalizarla?
No hay sólo una respuesta, sino muchas, y a todas las podríamos resumir con un término: identidad.
Básicamente, se trata de optimizar la circulación de información descendente y ascendente dentro de la organización, con tres objetivos definidos: aumentar el conocimiento y la interiorización de las pautas institucionales (fortalecer la identidad), estimular la generación de ideas de base (think tank propio), y proveer un marco informativo claro y definido a todas las áreas (transparentar la gestión).
El primer paso comienza por un diagnóstico –conviene tercerizar esta actividad para que la presencia de alguien propio no modifique las conductas del resto-, que devolverá el feedback necesario para trazar los lineamientos estratégicos de la implementación de una política de comunicación interna.
Hay una infinidad de tácticas que se pueden sumar, varían su eficacia de acuerdo a la particularidad de cada empresa.
Sin embargo, hay una serie de actividades troncales que deberían ser parte habitual del management de cualquier pyme, cuya gestión es recomendable profesionalizar:
-Intranet:Internet propia, donde los miembros de la organización pueden conocer las novedades institucionales y operativas del día. Es fácilmente actualizable, integra los recursos multimediales y permite segmentar la información por interés. Se encuentra más difundida en las empresas de servicios, donde la computadora es la herramienta de trabajo más habitual, y puede fracasar si no se la actualiza de manera constante: más de tres días seguidos sin cambios le hace perder interés.
-Buzones de Sugerencias:Se instalan en lugares estratégicos dentro de la organización, y brindan la posibilidad de ser anónimos. El objetivo es estimular la comunicación ascendente con sugerencias de base.Si la tasa de implementación de los cambios sugeridos es menor al 50%, pierde credibilidad y se deja de utilizar. El email no reemplaza esta función, ya que pasa por alto el anonimato y no todos tienen acceso a él.
-Clipping:Es un resumen informativo diario con las noticias que involucran directamente a la empresa y su mercado. Puede contener información política y económica de la jornada.Generalmente, se contrata un servicio externo a bajo costo, y se distribuye a todo el personal. Es una excelente herramienta para mantener informados a todos los sectores de las acciones mediáticas de la empresa y las tendencias de su mercado.
Con una buena gestión estratégica de la comunicación interna, la empresa logrará un fortalecimiento interno clave, que convertirá a sus propios integrantes en un núcleo de información positiva, canalizado no sólo a través del “boca-oído”, sino en la actuación diaria en su puesto de trabajo.-
Lic. Santiago Bozzetti
Director
Semios Comunicación
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